目录导读
- Teams审批功能概述 - 了解审批应用的核心价值
- 一键发起审批的三种方法 - 详细操作步骤解析
- 自定义审批流程设置 - 打造适合团队的审批模板
- 移动端与桌面端操作对比 - 全平台使用指南
- 常见问题与解决方案 - 使用中可能遇到的难题
- 审批功能的最佳实践 - 提升团队协作效率的技巧
Teams审批功能概述
Microsoft Teams内置的“审批”应用（Approvals）是微软在2020年推出的功能，现已集成在Teams的标准功能中，这个功能允许用户直接在Teams中创建、管理和完成审批请求，无需切换至其他系统或应用，根据微软官方数据，使用审批功能可以将常规审批流程的处理时间平均缩短65%,显著提升组织效率。
审批功能支持多种请求类型，包括费用报销、请假申请、采购审批、文档审核等，并且可以与Power Automate集成,实现更复杂的自动化工作流。
一键发起审批的三种方法
通过Teams左侧应用栏
- 在Teams桌面版或网页版左侧导航栏中，点击“更多添加的应用”（⋯）
- 搜索并选择“审批”应用，将其固定到导航栏
- 点击“审批”图标，选择“新建审批”
- 填写审批详情，选择审批人，一键发送
在聊天或频道中直接发起
- 在任意聊天或频道对话框下方，点击“更多选项”（⋯）
- 从菜单中选择“审批”选项
- 系统会自动创建一个包含当前对话上下文的审批请求
- 补充详细信息后即可发送
使用命令框快速创建
- 在Teams顶部命令框中输入“/审批”
- 选择“新建审批请求”
- 按照提示填写必要信息
- 使用Tab键快速切换字段，实现键盘快速操作
自定义审批流程设置
Teams审批功能的高级价值在于其可定制性,团队管理员可以：
- 创建标准化模板：针对常见审批类型（如请假、采购等）创建预设模板，确保信息收集的一致性
- 设置多级审批：对于重要申请，可以设置顺序或并行的多级审批流程
- 集成外部数据：通过Power Automate连接其他业务系统（如SAP、Oracle或自定义数据库）
- 配置自动提醒：为审批人设置自动提醒，避免审批延迟
要创建自定义模板，进入审批应用后点击“模板”选项卡，选择“创建新模板”，然后按照向导设置字段、审批流程和权限。
移动端与桌面端操作对比
Teams移动端同样支持完整的审批功能,但在操作上略有差异：
移动端优势：
- 审批推送通知即时显示在手机锁屏界面
- 支持离线填写审批请求，联网后自动同步
- 拍照或上传文件作为审批附件更便捷
桌面端优势：
- 多窗口操作，便于参考其他文档时填写审批
- 键盘快捷键支持，提高填写效率
- 与Teams其他功能（如文件、日历）集成更紧密
无论使用哪个平台，审批数据都会实时同步,确保所有成员看到一致的信息。
常见问题与解决方案
Q1：审批发送后如何修改或撤回？ A：审批发送后，如果审批人尚未处理，创建者可以在审批详情中点击“撤回”选项，如果已处理,则需要联系审批人重新审批或创建新的反向审批。
Q2：可以设置审批的紧急程度吗？ A：是的，在创建审批时可以选择优先级（低、中、高），高优先级的审批会在审批人界面中突出显示,并可能触发更频繁的提醒。
Q3：审批功能有使用权限限制吗？ A：所有Teams用户都可以发起和响应审批请求,但创建和管理审批模板通常需要团队所有者或特定管理员权限。
Q4：审批数据存储在哪里？安全性如何？ A：审批数据存储在微软云中，符合Microsoft 365的安全和合规标准，包括数据加密、访问控制和审计日志。
Q5：审批可以设置自动批准规则吗？ A：通过Power Automate集成，可以设置基于条件的自动批准，当请假天数少于3天且不在项目关键期时,系统可自动批准。
审批功能的最佳实践
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统一命名规范：为审批请求建立清晰的命名规则，如“部门-类型-日期-姓名”，便于后续搜索和跟踪
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合理设置审批层级：避免过多审批层级导致流程缓慢，根据申请的重要性和金额设置适当的审批级别
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利用审批分析：定期查看审批应用中的分析报告，识别流程瓶颈，优化审批效率
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培训团队成员：确保所有成员了解如何正确使用审批功能，特别是自定义字段的填写要求
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集成日历功能：对于请假审批，设置自动将批准的假期同步到团队成员日历，提高透明度
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建立应急流程：对于紧急审批，设置备用审批人或特殊情况处理流程
Teams的一键审批功能代表了现代协作工具的发展方向——将日常办公流程无缝集成到沟通平台中，减少上下文切换，提高工作效率，随着远程和混合工作模式的普及，这类集成化工具的价值将愈发凸显，通过合理配置和团队培训，审批功能可以成为组织数字化转型的有力助推器，打造更流畅、透明和高效的工作流程。
