目录导读
- 什么是Teams审批意见镂空功能
- 为什么需要设置审批意见镂空
- 逐步教程：Teams审批流程设置方法
- 高级设置：自定义审批意见字段
- 常见问题与解决方案
- 最佳实践与效率提升技巧
- 与其他办公工具集成建议
什么是Teams审批意见镂空功能
Microsoft Teams中的“审批意见镂空”指的是在审批流程中，为审批人提供结构化、可见且必填的意见输入区域，确保审批反馈清晰明确，与传统的自由文本评论不同，“镂空”设计通过预设字段或格式化的输入区域，引导审批者提供具体、有针对性的反馈，避免模糊或遗漏关键信息。
这一功能通常出现在Teams内置的“审批”应用（Approvals）中，也可通过Power Automate自定义审批流程实现，当员工提交请假申请、采购请求、文档审核等审批事项时，审批人不仅可以选择“批准”或“拒绝”，还需要在特定区域填写审批意见，这些意见区域在界面设计上通常以明显、留空的形式呈现，因此被称为“镂空”。
为什么需要设置审批意见镂空
流程规范化需求：在组织管理中，许多审批需要留下记录依据，财务报销拒绝需要明确理由，合同审核需标注修改条款，镂空设置强制审批人提供具体意见，避免简单点击通过。
合规与审计要求：许多行业法规要求企业保留决策记录，结构化审批意见便于后期审计追踪，减少合规风险。
沟通效率提升：明确具体的审批意见减少来回沟通次数，当申请被拒绝时，申请人能立即了解原因并进行修改，加快流程进度。
知识管理价值：积累的审批意见形成组织知识库，设计稿审核意见可帮助团队了解常见问题，提升未来工作质量。
逐步教程：Teams审批流程设置方法
基础设置：使用Teams内置审批应用
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打开Teams审批应用：在Teams左侧导航栏点击“···更多应用”，搜索并添加“审批”应用
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创建新审批流程：
- 进入审批应用,点击“新建审批”
- 选择“从空白开始”或使用模板
- 填写审批标题、描述，添加相关文件
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设置审批意见字段：
- 在“详细信息”部分下方找到“审批人选项”
- 启用“需要审批人提供意见”选项
- 根据需要选择“始终需要意见”或“仅拒绝时需要”
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自定义意见提示文本：
- 在高级设置中,可修改意见框的提示文字
- “请具体说明批准理由”或“如拒绝，请详细说明原因及修改建议”
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测试审批流程：
- 保存设置后,向自己发送测试审批请求
- 验证意见框是否按预期显示和运作
进阶设置：使用Power Automate自定义
对于更复杂的审批需求,可通过Power Automate创建高度定制化的审批流程：
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创建自动化流程：
- 进入Power Automate，选择“创建”>“自动化云端流程”
- 触发器可选择“当HTTP请求被接收时”或直接选择“Teams审批”
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设计审批动作：
- 添加“创建审批”操作
- 在“详细信息”中展开“显示选项”
- 找到“审批意见设置”区域
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配置结构化意见字段：
// 示例：自定义意见字段结构 { "approvalComments": { "required": true, "sections": [ { "title": "技术评估意见", "questions": [ { "question": "是否存在安全隐患？", "type": "choice", "choices": ["是", "否", "需进一步评估"] }, { "question": "具体改进建议", "type": "text", "required": true } ] } ] } } -
连接Teams与审批流程：
- 将流程发布后,在Teams频道中添加“审批”按钮
- 配置按钮触发刚才创建的Power Automate流程
高级设置：自定义审批意见字段
多部分意见结构：针对复杂审批，可将意见分为多个部分，采购审批可分为“预算符合性意见”、“供应商评估意见”、“时间安排建议”三个部分。
条件性意见要求：设置不同条件下需要不同意见，当审批金额超过一定阈值时，要求提供更详细的理由；或当选择“有条件批准”时，必须填写具体条件内容。
意见格式预设：为意见框添加格式提示或模板，代码审核意见可预设代码引用格式，法律合同审核可预设条款引用格式。
历史意见参考：配置系统自动显示类似历史审批的意见，供审批人参考，确保标准一致性。
常见问题与解决方案
Q1：审批人反映看不到意见填写区域怎么办？ A：首先检查审批应用版本，确保Teams和审批应用均为最新版本，验证审批流程设置中“需要审批人提供意见”选项是否已启用，检查审批人权限，确保其有完整参与审批流程的权限。
Q2：如何确保审批意见不被忽略或随意填写？ A：设置最小字符数要求，例如意见必须至少输入50个字符，启用意见质量检查，通过关键词检测确保意见包含实质性内容，结合审批人培训，明确意见填写标准。
Q3：审批意见中的敏感信息如何保护？ A：启用意见加密功能，确保只有相关审批参与人能查看完整意见，对于高度敏感信息，可设置意见仅对特定角色可见，定期审查和清理过期审批数据。
Q4：多级审批中，如何避免意见重复或冲突？ A：设置“查看前人意见”选项，让后续审批人能看到之前的审批意见，启用意见差异提示，当后续意见与先前意见明显冲突时发出提醒，设计审批流程时明确各级审批的关注重点。
Q5：移动端Teams审批意见体验不佳如何优化？ A：简化移动端意见输入字段，减少必填项数量，优化界面布局，确保意见框在移动设备上清晰可见，添加语音输入意见选项，方便移动场景快速输入。
最佳实践与效率提升技巧
意见分类标签系统：为常见审批意见类型添加标签，如“预算问题”、“时间冲突”、“质量疑虑”等，审批人可快速选择标签，再补充具体说明，大幅提升效率。
智能意见建议：利用AI分析审批内容，为审批人提供意见建议，系统检测到采购申请中的异常价格，可提示“此价格高于历史采购均价15%，请供应商提供说明”。
意见模板库：建立常见审批场景的意见模板库，项目延期审批可提供“风险可控延期”、“需资源支持延期”等不同模板，审批人只需稍作修改即可使用。
意见反馈循环：定期分析审批意见数据，识别流程瓶颈，如果某类申请频繁因同一原因被拒，可考虑修改申请要求或提供更清晰的指导。
跨平台意见同步：确保Teams审批意见与SharePoint、OneDrive、 Dynamics 365等其他业务系统中的相关记录同步更新，保持数据一致性。
与其他办公工具集成建议
与SharePoint列表集成：将Teams审批意见自动同步到SharePoint列表，便于生成审批报告和分析，设置方法是在Power Automate中添加“更新SharePoint项目”操作，将审批意见映射到相应列。
与Outlook日历结合：当审批涉及时间安排时，可将审批意见中的时间信息自动添加到Outlook日历，活动审批通过后，系统自动提取意见中的活动时间并创建日历事件。
与Power BI报告联动：将审批意见数据导入Power BI，可视化展示审批效率、常见拒绝原因、审批人工作负载等关键指标，为流程优化提供数据支持。
与OneNote知识库连接：将典型、有价值的审批意见自动汇总到OneNote知识库，按主题分类，形成组织最佳实践和常见问题解答资源。
与Viva Insights整合：通过Viva Insights分析审批流程对工作效率的影响，识别审批等待时间过长的瓶颈环节，提供优化建议。
通过合理设置Teams审批意见镂空功能,组织不仅能满足合规要求，更能显著提升决策质量和流程效率，关键在于根据具体业务需求定制化配置，并持续优化基于实际使用反馈，随着Microsoft 365生态的不断演进，Teams审批功能也将持续增强，为企业数字化协作提供更强大的支持。
