Teams如何发送邮件，完整指南与高效技巧

目录导读

1. Teams邮件功能概述

   

   • Teams与Outlook的集成关系
   • 何时使用Teams发送邮件

2. Teams发送邮件的三种主要方法

   • 通过聊天界面发送邮件
   • 从Teams频道发送邮件
   • 使用Teams中的Outlook集成应用

3. 高级邮件发送技巧

   • 邮件模板的创建与使用
   • 安排定时发送邮件
   • 添加附件和链接

4. 常见问题解答

   • Teams邮件功能常见疑问
   • 故障排除与解决方案

5. 最佳实践与效率提示

   • 提高邮件沟通效率的方法
   • Teams邮件功能与其他工具的整合

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Teams邮件功能概述

Microsoft Teams作为微软365生态系统中的协作中心，与Outlook邮箱服务实现了深度集成，虽然Teams本身主要专注于即时消息、会议和团队协作,但它提供了多种方式让用户在不离开Teams环境的情况下发送电子邮件。

Teams与Outlook的集成关系

Teams和Outlook都是微软365套件的核心组件，它们共享相同的账户体系和安全架构，当您在Teams中发送邮件时，实际上是通过集成的Outlook功能实现的，这意味着您可以使用Teams界面访问您的Outlook通讯录、邮件历史记录和所有邮箱功能。

何时使用Teams发送邮件

在Teams环境中发送邮件特别适合以下场景：

• 需要将频道讨论内容通过邮件分享给外部人员或未加入Teams频道的同事
• 希望将即时对话转化为更正式的沟通记录
• 需要向团队外部发送包含Teams中创建的文件或链接
• 想要安排未来发送的邮件而不切换到Outlook应用

Teams发送邮件的三种主要方法

通过聊天界面发送邮件

在Teams的聊天界面中,您可以直接向联系人发送电子邮件：

1. 在Teams左侧导航栏选择“聊天”
2. 找到或搜索要联系的人员
3. 点击聊天框上方的“更多选项”（⋯）按钮
4. 选择“发送电子邮件”
5. 系统将打开一个邮件撰写窗口，自动填写收件人地址
6. 编写邮件主题和正文，添加附件后点击“发送”

注意：此方法要求收件人既是您的Teams联系人，也在您的组织通讯录中,且您拥有其邮箱地址。

从Teams频道发送邮件

这是Teams最独特的邮件发送功能之一,允许您将频道对话或文件通过邮件分享：

1. 导航到要分享内容的Teams频道
2. 找到要分享的特定消息或文件
3. 将鼠标悬停在消息上，点击“更多操作”（⋯）
4. 选择“共享到Outlook”或“通过电子邮件发送”
5. 在弹出的邮件撰写窗口中，系统会自动包含频道名称和消息内容的引用
6. 添加外部收件人或额外内容后发送

优势：此方法会自动生成一个指向Teams频道或特定消息的链接，收件人可以直接点击访问相关内容（如果他们有访问权限）。

使用Teams中的Outlook集成应用

Teams内置了完整的Outlook应用,提供接近完整功能的邮件体验：

1. 在Teams左侧导航栏底部点击“更多添加的应用”（⋯）
2. 搜索并添加“Outlook”应用
3. 将Outlook应用固定到左侧导航栏以便快速访问
4. 在Teams内的Outlook界面中，您可以：
   • 查看收件箱和所有邮件文件夹
   • 撰写新邮件
   • 管理日历事件
   • 搜索历史邮件

提示：您还可以将邮件作为选项卡添加到特定频道中,使团队成员可以直接在频道内查看相关邮件线程。

高级邮件发送技巧

邮件模板的创建与使用

如果您经常发送类似内容的邮件,可以在Teams中创建和使用模板：

1. 在Teams中撰写邮件时，输入常用内容
2. 点击“更多选项”（⋯）>“保存为草稿”
3. 下次需要时，在Outlook集成应用中打开“草稿”文件夹
4. 复制并修改模板内容

进阶技巧：使用Power Automate创建自动化邮件模板流程,根据Teams中的特定触发条件自动发送格式化邮件。

安排定时发送邮件

Teams集成的Outlook功能支持邮件定时发送：

1. 在Teams中撰写完邮件后
2. 点击发送按钮旁边的下拉箭头
3. 选择“安排发送”
4. 选择日期和时间
5. 点击“安排发送”确认

注意：定时邮件将保存在“发件箱”中，直到预定时间才会发送,您可以随时取消或修改发送时间。

添加附件和链接

从Teams发送邮件时,添加附件有多种高效方式：

• 直接附加：使用邮件撰写窗口的附件按钮添加本地文件
• 从Teams文件库附加：在邮件界面中点击“浏览Teams和频道”链接，直接从Teams文件库选择文件
• 拖放添加：将Teams中的文件直接拖放到邮件撰写窗口
• 链接分享：对于存储在SharePoint或OneDrive中的大型文件，建议使用“共享链接”而非附件，节省空间并确保版本一致性

常见问题解答

Q1：Teams发送的邮件会显示来自哪里？

A：通过Teams发送的邮件将显示来自您的正式邮箱地址，与从Outlook直接发送的邮件完全相同，邮件头部可能会包含“通过Teams发送”的标识,具体取决于组织设置。

Q2：能否通过Teams向外部联系人发送邮件？

A：可以，只要您有外部联系人的邮箱地址，就可以通过Teams向他们发送邮件，但某些组织可能对向外部地址发送邮件有安全限制,请遵循公司政策。

Q3：Teams中的邮件功能与完整版Outlook有什么区别？

A：Teams中的邮件功能是Outlook的精简版，包含核心的邮件撰写、发送和基本管理功能，但缺少一些高级功能如规则管理、高级搜索过滤器和完整的日历管理功能。

Q4：为什么我找不到“发送电子邮件”选项？

A：这可能是因为：1) 您的Teams版本较旧，请更新到最新版本；2) 您的组织管理员限制了此功能；3) 您尝试向没有邮箱地址的Teams用户发送邮件。

Q5：通过Teams发送的邮件会保存在哪里？

A：所有通过Teams发送的邮件都会自动保存到您的Outlook“已发送邮件”文件夹中,与通过其他方式发送的邮件一样。

最佳实践与效率提示

提高邮件沟通效率的方法

1. 统一沟通渠道：对于已在Teams中活跃进行的讨论，尽量保持在Teams内完成沟通,避免不必要的邮件往返。

2. 明智选择沟通工具：

   • 使用Teams即时消息进行快速、非正式沟通
   • 使用Teams频道进行团队协作和项目讨论
   • 使用邮件进行正式通知、外部沟通或需要长期记录的交流

3. 利用@提及功能：在Teams中撰写邮件时，可以使用@符号提及同事,系统会自动填充其邮箱地址并确保他们注意到这封邮件。

4. 设置邮件优先级：虽然Teams中的邮件界面简化，但您仍然可以设置邮件重要性（高/低优先级）,帮助收件人识别紧急邮件。

Teams邮件功能与其他工具的整合

1. 与OneNote集成：您可以将Teams中收到的包含重要信息的邮件快速保存到OneNote中,创建知识库。

2. 与Planner/To Do集成：将邮件转换为任务,直接分配给团队成员或添加到自己的待办列表。

3. 与Power Automate集成：创建自动化工作流,例如当特定关键词出现在Teams频道时自动发送通知邮件。

4. 邮件追踪：虽然Teams内的简化Outlook界面不直接显示邮件已读回执功能，但您可以通过完整版Outlook设置此功能,然后在Teams中查看结果。

通过掌握Teams中的邮件发送功能，您可以在不切换应用的情况下保持工作流程的连贯性，提高整体工作效率，随着微软不断更新Teams功能，邮件集成体验也将持续改进，建议定期查看官方更新日志,了解新功能和改进。

无论您是Teams的新用户还是经验丰富的用户，合理利用其邮件功能都能显著提升您的沟通效率和协作体验，关键在于根据沟通内容和受众选择最合适的工具——有时是Teams即时消息，有时是邮件,有时则是两者的结合。

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