Teams审批节点添加详解，提升团队协作效率的关键步骤

目录导读

1. 什么是Teams审批节点及其重要性
2. 准备工作：添加审批节点的前提条件
3. 逐步教学：在Teams中添加审批节点的完整流程
4. 高级配置：自定义审批节点设置技巧
5. 常见问题解答（FAQ）
6. 最佳实践与优化建议

什么是Teams审批节点及其重要性

Microsoft Teams中的审批节点是工作流自动化的核心组成部分，它允许团队在特定流程中设置需要批准的关键环节，当文件、请求或任务到达审批节点时，系统会自动通知指定审批人，待其批准或拒绝后流程才能继续推进。

审批节点的应用场景广泛,包括：

• 费用报销审批流程
• 请假申请核准
• 项目方案决策点发布审核
• 采购申请批准

在Teams中正确添加审批节点能显著提升团队协作效率,减少沟通成本，确保重要决策得到及时处理，同时创建清晰的审计跟踪记录。

准备工作：添加审批节点的前提条件

在开始添加审批节点前,请确保满足以下条件：

权限要求：

• 您必须是Teams团队的所有者或具有相应管理权限
• 如果您使用的是Power Automate创建审批流程，需要相应的Office 365许可证

环境准备：

• 确保Teams应用已更新至最新版本
• 确认已安装“审批”应用（可通过Teams应用商店添加）
• 如果是通过Power Automate配置，需有相应访问权限

流程规划：

• 明确审批流程的起点和终点
• 确定需要设置的审批节点数量及顺序
• 预先确定各节点的审批人及备用审批人
• 规划审批超时规则和提醒机制

逐步教学：在Teams中添加审批节点的完整流程

使用Teams内置“审批”应用

1. 打开Teams应用：在左侧导航栏中找到并点击“审批”应用（如未显示，可通过“更多添加应用”搜索添加）

2. 创建新审批流程：

   • 点击“新建审批”按钮
   • 选择审批类型（请假、费用报销、通用请求等）
   • 填写审批标题、详细说明及相关附件

3. 设置审批节点：

   • 在“审批人”字段中添加一个或多个审批人
   • 如需多级审批,点击“添加新阶段”创建后续审批节点
   • 为每个节点设置审批人及顺序

4. 配置审批规则：

   • 设置审批超时时间（如24小时未处理则自动提醒）
   • 配置并行或串行审批规则
   • 设置审批阈值（如多人审批时需几人同意）

5. 保存并发布：完成设置后保存流程，可将其添加到特定Teams频道中供成员使用

通过Power Automate创建高级审批节点

1. 打开Power Automate：通过Teams或浏览器访问flow.microsoft.com

2. 选择模板或从头创建：

   • 搜索“审批”模板快速开始
   • 或选择“自动化云端流”从头创建

3. 设计审批流程：

   • 添加“当HTTP请求收到时”或“当新Teams消息发布时”作为触发器
   • 搜索并添加“审批”操作
   • 选择“开始并等待审批”

4. 配置审批节点参数：

   • 设置审批类型、标题和详细信息
   • 添加审批人（支持动态内容如创建者经理）
   • 配置高级选项如截止时间、重试策略

5. 添加条件分支：

   • 根据审批结果（批准/拒绝）设置不同分支
   • 可添加多个审批节点形成复杂工作流
   • 设置通知机制和后续操作

6. 测试与部署：保存流程并进行测试，确保各节点正常工作

高级配置：自定义审批节点设置技巧

动态审批人设置：

• 使用表达式根据请求内容动态分配审批人
• 设置审批人层次结构（如直接主管→部门经理）
• 配置备用审批人,当主审批人不可用时自动转交

条件审批节点：

• 设置基于金额、类型或其他参数的自动路由
• 小额费用自动批准,大额费用转人工审批
• 不同部门申请路由至不同审批链

集成与自动化：

• 将审批节点与SharePoint列表、Excel表格集成
• 设置审批通过后自动执行后续操作（如创建任务、发送邮件）
• 与Power BI集成实现审批数据分析

用户体验优化：

• 自定义审批表单,添加必填字段和验证规则
• 设置移动端友好界面,方便审批人随时处理
• 创建审批模板库,供团队成员快速调用

常见问题解答（FAQ）

Q1：一个审批流程最多可以添加多少个审批节点？ A：Teams内置审批功能通常支持最多5级审批节点，如需更复杂流程，建议使用Power Automate，理论上可支持无限节点，但建议保持流程简洁，一般不超过10级以确保效率。

Q2：如何修改已发布流程中的审批节点？ A：对于Teams内置审批，需要创建新版本或新流程，对于Power Automate流程，可直接编辑现有流程，但需注意已进行中的审批实例不会受影响，仅新实例会使用修改后的流程。

Q3：审批人离职或变更时如何更新审批节点？ A：在Power Automate中可使用“经理”这类动态值而非具体人名，对于已设置具体人员的流程，需要手动更新审批节点配置，建议定期审查和更新审批人设置。

Q4：审批超时未处理会怎样？ A：您可以在设置中配置超时规则，通常选项包括：自动提醒、转交备用审批人、自动批准或拒绝，建议设置合理的超时时间（如2-3个工作日）和提醒机制。

Q5：能否查看审批流程的历史记录和统计数据？ A：可以，Teams审批应用和Power Automate都提供详细的审批历史记录，包括处理时间、审批人、结果等，Power Automate还提供流程分析功能，帮助优化审批效率。

最佳实践与优化建议

保持流程简洁：

• 避免不必要的审批节点,每个节点都应增加明确价值
• 合并相似审批流程,减少重复设置
• 定期审查并简化现有审批流程

明确责任与权限：

• 为每个审批节点设置明确的审批标准和指南
• 确保审批人了解自己的审批权限和责任
• 建立审批人培训机制

优化用户体验：

• 为申请者提供清晰的流程说明和状态跟踪
• 设置合理的预期处理时间并尽量遵守
• 收集用户反馈持续改进审批流程

确保合规与安全：

• 定期审计审批记录,确保流程合规
• 设置适当的访问控制和数据保护措施
• 保留完整的审批历史记录以备查验

利用自动化与集成：

• 将重复性高的审批流程完全自动化
• 集成其他业务系统形成端到端自动化流程
• 使用AI辅助决策,处理简单常规审批

通过合理添加和配置Teams审批节点,组织可以建立高效、透明且可追溯的决策流程，无论是简单的请假申请还是复杂的项目审批，正确实施的审批流程都能显著提升团队协作效率，减少管理负担，同时确保重要决策得到适当监督和控制。

随着Teams和Power Platform的持续更新，审批功能也在不断进化，建议定期关注Microsoft官方更新，利用新功能进一步优化您的审批流程，让团队协作更加智能高效。

标签： 团队协作