目录导读
- 什么是Teams审批流程
- 审批流程设置前的准备工作
- 逐步设置Teams审批流程
- 高级配置与自定义选项
- 审批流程管理最佳实践
- 常见问题解答
什么是Teams审批流程
Microsoft Teams中的审批功能是一个内置的工作流自动化工具，允许用户在Teams内创建、管理和完成审批请求，这个功能直接集成在Teams聊天和频道中，无需切换应用程序即可处理请假申请、费用报销、项目批准等各类审批事项。
审批流程的核心优势在于其无缝集成性——审批请求可以直接从聊天或频道发起，审批人会在Teams活动源、聊天或邮件中收到通知，并能在移动端或桌面端一键批准或拒绝，所有审批记录自动保存，便于后续跟踪和审计。
审批流程设置前的准备工作
在开始设置Teams审批流程前,需要做好以下准备：
权限检查：
- 确保你的Microsoft 365订阅包含审批功能（大多数商业版订阅都支持）
- 确认你是Teams团队的所有者或具有相应管理权限
流程规划：
- 明确审批类型（请假、采购、内容发布等）
- 确定审批层级（单层、多层、并行或串行审批）
- 识别审批人和备用审批人
- 定义审批规则和条件 准备**：
- 准备审批表单所需的字段（文本、日期、数字、选项等）
- 确定是否需要附件支持
- 规划审批通知方式和提醒频率
逐步设置Teams审批流程
步骤1：访问审批应用
在Teams左侧导航栏中,点击“应用”图标，搜索“审批”并添加，或者直接在聊天或频道中点击“+”图标，选择“审批”。
步骤2：创建新审批流程
点击“新建审批”按钮，系统会提供两种选择：
- 快速创建：适用于简单、一次性的审批
- 模板创建：使用预设模板或创建可重复使用的模板
步骤3：配置审批详情
- ：使用明确、描述性的名称
- 审批人设置：添加一个或多个审批人，可设置审批顺序（依次审批或同时审批）
- 表单字段：根据需求添加文本、日期、下拉选项等字段
- 截止时间：设置审批自动过期时间
- 通知选项：配置邮件和Teams通知偏好
步骤4：高级配置
点击“显示更多设置”可访问高级选项：
- 备用审批人：设置主审批人不可用时的替代方案
- 重新分配选项：允许审批人将请求转给他人
- 附件要求：设置必须或可选的附件
- 自定义消息：为审批人和请求者添加特定说明
步骤5：测试与发布
在正式使用前,向小范围用户发送测试审批请求，验证流程是否按预期工作，确认无误后，即可开始正式使用。
高级配置与自定义选项
审批模板创建
对于频繁使用的审批类型,创建模板可大幅提高效率：
- 完成一次审批设置后,点击“保存为模板”
- 为模板命名并添加描述
- 下次使用时直接从模板库中选择
Power Automate集成
Teams审批流程可与Power Automate深度集成，实现复杂自动化：
- 审批通过后自动触发后续流程（如创建采购订单、更新日历等）
- 设置条件审批规则（如金额超过阈值时需额外审批）
- 连接其他业务系统（如SAP、Salesforce等）
API和扩展开发
对于企业级定制需求,Microsoft Graph API提供了审批端点，允许开发人员：
- 以编程方式创建和管理审批
- 将审批数据集成到自定义仪表板
- 构建复杂的多系统审批工作流
审批流程管理最佳实践
设计原则：
- 保持流程简洁,避免不必要的审批层级
- 明确每个审批环节的价值和目的
- 设置合理的审批时限,避免流程阻塞
管理维护：
- 定期审查审批数据,识别瓶颈环节
- 清理过期和未使用的审批模板
- 根据团队反馈优化流程设计
安全与合规：
- 确保审批人权限与职责匹配
- 维护完整的审批记录以备审计
- 敏感审批设置额外验证步骤
用户体验优化：
- 为常见审批类型创建直观模板
- 提供清晰的指导说明
- 设置智能提醒,减少审批延迟
常见问题解答
问：Teams审批流程是否支持多级审批？ 答：是的，Teams支持多级审批流程，你可以设置顺序审批（依次审批）或并行审批（同时审批），在添加审批人时，只需添加多个人员并选择相应的审批顺序即可。
问：审批人可以委托或转交审批任务吗？ 答：可以，在审批设置的高级选项中，可以启用“允许审批人重新分配请求”功能，审批人收到请求后，如果认为自己不适合审批，可以将其转交给其他合适人员。
问：如何跟踪审批状态和历史记录？ 答：所有审批请求都会自动记录在“审批”应用的“历史记录”选项卡中，你可以按状态（待处理、已批准、已拒绝）、日期或审批类型进行筛选，还可以导出审批数据进行分析。
问：Teams审批有移动端支持吗？ 答：完全支持，Teams移动应用包含完整的审批功能，审批人可以在手机或平板电脑上接收通知、查看详情并做出审批决定，确保流程不会因人员外出而延迟。
问：审批流程可以集成到Teams频道中吗？ 答：可以，审批请求可以直接从频道发起，频道成员可以查看审批状态（如果权限允许），你还可以将“审批”应用添加为频道选项卡，集中管理特定项目的所有审批。
问：如果审批人没有响应怎么办？ 答：Teams提供了多种应对措施：1）设置审批截止时间，过期后自动提醒或转交；2）配置备用审批人，当主审批人未在规定时间内响应时自动转交；3）允许请求者手动提醒审批人。
通过合理设置和优化Teams审批流程,组织可以显著提高运营效率，减少纸质流程，增强责任追踪，同时为员工提供无缝的协作体验，随着Teams平台的持续更新，审批功能也将不断进化，满足企业日益复杂的工作流需求。
