目录导读
- Teams审批功能概述
- 审批流程的创建与设置
- 提交与处理审批请求
- 审批管理与追踪技巧
- 常见问题解答（Q&A）
- 最佳实践与效率提升策略
Teams审批功能概述
Microsoft Teams中的审批功能是一个内建的工作流工具，允许用户在Teams平台内直接创建、提交、批准或拒绝各类请求，这项功能与Power Automate深度集成，能够无缝嵌入日常沟通和协作流程中,减少切换应用程序的时间消耗。
审批功能适用于多种场景：费用报销、请假申请、项目决策、采购请求、内容发布授权等，通过标准化和自动化审批流程，组织能够提高运营效率，确保合规性,并保留完整的审核轨迹。
审批流程的创建与设置
创建新审批流程：
- 在Teams左侧导航栏选择“审批”应用（如未显示，可通过“更多添加应用”搜索添加）
- 点击“新建审批”按钮，进入创建界面
- 填写审批标题、详细描述，并添加相关附件（如需要）
- 设置审批类型：单级审批（一人决定）或多级审批（需多人依次或同时审批）
- 指定审批人：可直接选择Teams成员或通过通讯组指定
- 配置截止时间、提醒频率等高级选项
自定义审批字段： Teams允许创建自定义字段，如金额、日期、类别选项等，使审批请求更加结构化，通过Power Automate，还可以创建自动化触发流程,例如当审批通过时自动发送邮件通知或更新SharePoint列表。
提交与处理审批请求
提交方操作：
- 填写完整信息后，点击“提交”发送请求
- 提交后可在“已发送”标签页追踪状态
- 支持在审批过程中添加评论或补充文件
审批人操作：
- 审批请求将通过Teams通知、邮件或审批中心推送
- 审批人可查看详情、评论，并选择“批准”、“拒绝”或“重新分配”
- 多级审批中，每个审批人按顺序或并行接收请求
- 审批决定可附加评论说明原因
审批管理与追踪技巧
实时监控仪表板： Teams审批中心提供可视化仪表板，显示待处理、已完成和已发送的所有审批，通过筛选器可按时间、状态、审批类型快速定位。
集成与报告：
- 所有审批数据自动同步至Power Automate，可生成定制报告
- 审批记录可导出为CSV文件，用于财务审计或绩效分析
- 通过与SharePoint、OneDrive集成，实现文件自动归档
移动端处理： Teams移动应用完全支持审批功能，审批人可随时随地通过手机审批请求,确保流程不因人员外出而延迟。
常见问题解答（Q&A）
Q1：审批请求发送错误或需要修改怎么办？ A：在审批人未处理前，提交者可撤回请求进行修改，若已处理，则需重新提交新请求,并在评论中说明情况。
Q2：多级审批中若某一审批人拒绝，流程如何继续？ A：根据预设规则，拒绝操作通常终止流程，并通知所有相关方，但也可通过Power Automate配置“拒绝后转交他人”的规则。
Q3：审批数据存储在哪里？安全性如何？ A：审批数据存储于微软云，符合Microsoft 365安全标准，包括数据加密、合规性认证和权限管控,只有参与审批流程及相关权限人员可查看内容。
Q4：能否将外部用户设为审批人？ A：可以，但需先将外部用户添加为Teams来宾，并赋予相应权限，或通过Power Automate将请求转发至外部邮箱处理。
Q5：审批通知太频繁如何管理？ A：在Teams设置中调整通知偏好，或使用“审批中心”集中处理，避免分散通知干扰,也可设置每日摘要邮件代替实时提醒。
最佳实践与效率提升策略
标准化模板库： 为常用审批类型（如请假、采购）创建标准化模板，确保信息完整性和一致性,减少重复配置时间。
自动化衔接： 利用Power Automate将审批与其他系统连接：
- 审批通过后自动生成任务项
- 自动更新财务系统数据
- 同步至CRM或ERP系统
定期优化流程： 每季度分析审批数据，识别瓶颈环节（如常被延迟的审批节点）,调整审批人设置或简化步骤。
培训与指南： 为团队提供简明操作指南，重点说明常见错误避免方法,确保全员高效使用。
权限分层管理： 根据组织架构设置审批权限组，确保敏感审批仅由授权人员处理，同时实现代理审批功能（如休假期间委托他人）。
通过充分利用Teams审批功能，组织能够将分散的决策过程系统化、透明化，减少沟通成本，加速业务运转，结合自动化工具和持续优化,审批流程将从行政负担转变为战略性的效率助推器。
